Auteur: Gilbert Smulders ● gilbert.smulders@viqit.nl
Binnen ons bedrijf ben ik onder andere verantwoordelijk voor de inhoud van onze trainingen. Met één van mijn collega’s was ik bezig om deze op een nog hoger niveau te krijgen. Hij wees mij op deze video van David JP Phillips over de ‘Death by Powerpoint’ om het presentatie materiaal te verbeteren. Toen ik weer een video review moest schrijven twijfelde ik eerst over de geschiktheid van deze video. Immers, het was geen vakinhoudelijk onderwerp. Testers moeten echter ook regelmatig presentaties maken. Bijvoorbeeld voor een TestNet evenement of voor een teampresentatie. Dus ook voor testers is dit een zeer nuttige video review.
De spreker
David JP Phillips is een Zweed die zich heeft gespecialiseerd in presentatietechnieken en communicatie. Hij is oprichter en eigenaar van presentationsteknik.com waarmee hij seminars, trainingen en coaching doet op het gebied van presentatie technieken. Daarnaast is hij schrijver van het boek ‘Successful Presentations’.
Zijn presentatie
Zijn presentatie heeft hij gegeven voor TEDx Stockholm in 2014. TED is een non-profitorganisatie die zich bezighoudt met het verspreiden van ideeën, meestal in de vorm van korte, krachtige presentaties. TED begon in 1984 als een conferentie waar technologie, entertainment en design samenkwamen en omvat tegenwoordig bijna alle onderwerpen – van wetenschap tot bedrijfsleven tot mondiale vraagstukken – in meer dan 100 talen. Ondertussen helpen onafhankelijk opererende TEDx-evenementen ideeën delen in gemeenschappen over de hele wereld. Zo ook in Stockholm, Zweden.
David begint zijn presentatie met zich af te vragen waarom onze Powerpoints eruit zien zoals ze er nu uitzien. Of eigenlijk waarom wij het accepteren dat ze er zo uitzien. Het is vervelend en tijdverspilling om er naar te kijken. Maar waarom maken wij ze dan zo? Is het om wraak te nemen op het feit dat zij zelf ook naar zo’n slechte Powerpoint hebben moeten kijken? Waarschijnlijk niet. Het zal vast komen omdat we niet beter weten. Aangezien David zijn onderzoek naar verbeteringen tot niets leidde, besloot hij zelf met verbetersuggesties te komen.
Hij vervolgt zijn presentatie met een aantal voorbeelden die hij heeft verzameld. Daarbij een aantal voorbeelden van grote en bekende organisaties. En zodra je de dia’s ziet, is gelijk duidelijk waarom het een slechte Powerpoint is. Verkeerd kleurgebruik, onoverzichtelijk en veel te veel informatie. Het laatste voorbeeld lijkt een goed voorbeeld van hoe het wel moet. Echter negentig procent van de informatie is na dertig seconden vergeten. David komt met vijf ontwerp principes om ‘death by Powerpoint’ te voorkomen.
Het eerste principe is één boodschap per dia. David toont weer een heel duidelijk voorbeeld waarbij op een dia meerdere boodschappen staan. Bij het verwijderen van de andere boodschappen, komt die ene boodschap wel veel prominenter naar voren. Hij geeft daarbij aan dat wij mensen niet meer dan één boodschap tegelijk kunnen oppakken.
Het tweede principe wat hij aangeeft, is dat je geen tekst op dia’s moet zetten die je ook vertelt. In dit geval is volgens hem 1+1=0. Hij geeft aan dat je de tekst in de notities moet zetten zodat je die tijdens je presentatie kunt gebruiken. Op de dia plaats je dan een plaatje met wat hoofdpunten. Dat is voor een mens te begrijpen.
Het derde principe gaat over de grootte. Grote objecten trekken altijd de aandacht. Hij vraagt zich dan ook af waarom we het minst belangrijke item dan altijd zo groot op de dia zetten. Hij laat wederom het voorbeeld zien waarbij de titel van de dia de grootste lettertype heeft en de andere items kleinere lettertypes. De aandacht van de dia ligt op de titel. Zodra hij de titel kleiner maakt, verschuift de aandacht naar de andere items.
Het vierde principe is contrast. Hij laat een voorbeeld zien waarbij alle items er hetzelfde uitzien. De aandacht ligt over de hele dia. Zodra je andere items uitgrijst en één item contrasteert, ligt de aandacht bij dat item. Zo kun jij bepalen waar de aandacht van de gebruiker op dat moment ligt. Een andere voorbeeld dat hij geeft is de witte achtergrond die veel bedrijven gebruiken. Die is erg fel. Daarmee kijkt het niet prettig. Bovendien wordt dan alle aandacht naar de dia getrokken en niet naar de persoon die het verhaal vertelt. Door een donkere achtergrond te gebruiken wordt de dia rustiger om naar te kijken en ligt de aandacht bij de presentator. Precies waar die dus hoort te liggen.
Het laatste principe is het aantal objecten. Hij doet een proef om vast te stellen hoeveel objecten iemand kan waarnemen in één oogopslag. Met het tonen van een aantal stippen meet hij hoe snel je alle stippen hebt waargenomen. Bij vijf stippen was er direct herkenning. Dat komt doordat er niet meer geteld hoefde te worden, maar dat je het gewoon kan zien. Het magische nummer voor aantal objecten op je dia is zes. Meer objecten kost 500% meer energie om waar te nemen wat er staat. Dan realiseer je dus ‘death by PowerPoint’. Hij geeft aan dat mensen bang zijn om meer dia’s te gebruiken als er minder objecten op 1 dia mogen staan. Echter, het aantal dia’s is nooit een probleem geweest. Juist het aantal objecten per dia is het probleem.
Mijn visie
Een aantal zaken was mij al wel bekend. Echter, als je de verschillen ook zo in beeld gebracht ziet worden, word je wel weer heel bewust van het effect. Toch trappen we vaak weer in dezelfde valkuilen. Ook ik gebruik regelmatig een grotere titel bovenaan mijn dia. Ook gebruik ik regelmatig opsommingen. Daarbij probeer ik nog wel punten te laten verschijnen, maar de oude punten laat ik dan staan. Door die uit te grijzen zorg ik dat de focus op de juiste punten komt. Een andere valkuil waar ik nog wel eens intrap, is het aantal objecten. Ik probeer ook regelmatig minder dia’s te gebruiken waardoor het aantal objecten per dia groter wordt. En dan voeg ik vaak nog een plaatje toe om het wat prettiger kijken te maken. Wat ik dus moet doen is het aantal objecten verminderen. Een plaatje is goed, maar dat gaat dus ten koste van andere zaken. Kortom, ik heb nog een hoop dia’s te verbeteren!
Al met al een interessant verhaal van David Phillips over presentatietechnieken. Wat mij betreft dus een aanrader. Bovendien presenteert hij het ook op een hele leuke manier. Dus wil jij betere presentaties geven in je team of misschien wel op een TestNet evenement, dan moet je zeker deze video bekijken!